LA GESTIONE DELLO STRESS E DELLE SCADENZE NELLO STUDIO PROFESSIONALE

Il modo in cui fare professione negli ultimi venti anni è profondamente mutato. Se da un lato l'amministrazione pubblica riversa maggiori oneri e adempimenti sui professionisti, dall'altro il fiorire di norme sempre nuove e contraddittorie, comporta una maggiore dedizione e specializzazione nelle diverse aree di lavoro. La giornata tipo di ogni Consulente del Lavoro è diventata una vera e propria corsa ad ostacoli: circolari ministeriali da "interpretare" e studiare, corsi di formazione a cui partecipare, collaboratori di Studio da gestire, ecc. Che dire poi della clientela, che oggi più che mai, grazie all'avvento del Web è sempre aggiornata ed informata su tutto e pretende risposte esaustive in tempi brevissimi? Per non parlare poi delle difficoltà oggettive che ogni Consulente incontra nei rapporti con i vari Enti Pubblici con cui si relaziona quotidianamente. Tutto questo, genera sicuramente, all'interno dei nostri Studi Professionali una certa quantità di Stress, che se non ben gestito, porterà sicuramente ad inefficienze, con successivi decrementi della produttività e della qualità del nostro servizio di Consulenza. Se consideriamo che un Consulente del Lavoro dedica alla propria attività in media dalle 9 alle 12 ore al giorno, possiamo ben comprendere come tutto ciò comprometterà l'intera qualità della vita di un Professionista. Che fare? Come reagire a tutta questa enorme mole di stress e tensioni che si accumulano ogni giorno nei nostri uffici?
Per prima cosa dobbiamo acquisire consapevolezza che lo Stress esiste ed è un problema concreto da risolvere. Esso infatti, genera rapidamente stati d'animo negativi quali irritabilità, ansia, affaticamento, perdita di concentrazione; questo influenza la nostra capacità di gestire le attività, di pianificare le scadenze o di affrontare un imprevisto inatteso, come potrebbe essere ad esempio un'ispezione presso un'azienda da noi assistita. Inoltre lo stress accumulato per lunghi periodi di tempo diventa cronico con gravi ripercussioni sulla nostra salute: ansia, depressione, esaurimento nervoso sono solo alcune delle conseguenze a cui un professionista può andare incontro. Da alcuni anni la comunità scientifica ha inserito lo stress cronico tra i più importanti fattori di rischio dell'infarto: i soggetti in gravi condizioni di stress presentano esagerati sbalzi della pressione arteriosa che danneggia ed indurisce le arterie aumentando il rischio di malattie cardiovascolari.
È quindi di fondamentale importanza imparare a gestire noi stessi e le nostre attività lavorative per ridurre al minimo le situazioni stressanti. Per poter riuscire in tale "ardua impresa" è necessario focalizzarsi su alcune aree della nostra sfera professionale per migliorarle e renderle più efficienti: l'Organizzazione e la Pianificazione.

Organizzazione
Quest'area attiene all'organizzazione sia del nostro luogo di lavoro che della nostra giornata lavorativa. Il nostro Studio non è solo il luogo fisico dove trascorriamo la maggior parte della nostra vita, ma è quel luogo magico che riflette la nostra professionalità, il nostro stile e modo di lavorare, la nostra capacità e volontà di affrontare questioni importanti, il nostro modo di essere professionisti. L'ambiente di lavoro influenza anche il nostro stato d'animo, per cui sarà di fondamentale importanza curare l'organizzazione fisica del nostro spazio in modo da rendere il nostro Studio il luogo per noi in assoluto più piacevole e confortevole che esista. Di seguito alcune caratteristiche importantissime che non dovranno mai mancare nella cura degli spazi fisici che utilizziamo:
1) Luminosità: la stanza dove operiamo deve essere luminosa. È importante utilizzare a lungo la luce naturale che è quella più rilassante per i nostri occhi e trasmette al nostro cervello informazioni più accurare sulla forma, il colore, la linea e la dimensione dei caratteri sullo schermo.
2) Stanza Areata: è necessario che la stanza sia fornita di almeno una finestra/balcone che si affaccia all'esterno per consentire un costante ricambio d'aria lungo tutta la giornata. Il nostro cervello si nutre di ossigeno e proprio l'aria fresca fornisce la quantità di ossigeno necessaria ad essere più attivi e concentrati.
3) Temperatura: assicuriamoci che la stanza abbia una temperatura ideale, ne troppo calda e ne troppo fredda. La nostra mente lavora al meglio a temperature che vanno dai 18 ai 24°C; impariamo a vestirci in modo adeguato per limitare al massimo l'utilizzo dei condizionatori.
4) Cura degli arredi: scegliamo arredi di ottima qualità, soprattutto la sedia e la scrivania in modo da poter mantenere una postura corretta durante le ore di lavoro. Anche la tinta delle pareti deve essere di un colore rilassante in modo da non appesantire i nostri occhi.
5) Ordine: manteniamo scrivania e mobilio ordinati in modo che non regni confusione e soprattutto che ogni documento venga archiviato in modo che sia facilmente reperibile.
Per essere perfettamente coerenti con l'organizzazione del nostro studio anche la nostra giornata lavorativa deve essere organizzata in modo impeccabile.
Per prima cosa dobbiamo curare il tragitto casa/ufficio. Se abitiamo vicino al nostro studio conviene vivamente andarci a piedi o in bicicletta! Se invece il luogo di lavoro è abbastanza fuori mano allora sono da preferire i mezzi pubblici alla propria auto. In ogni caso prima di entrare in ufficio è bene fare due passi, anche solo dieci minuti. Questa lieve quanto mai banale attività motoria, consente al nostro sangue di fluire in modo più appropriato irrorando corpo e mente e avviando il motore del nostro organismo per partire alla grande.
Una volta entrati in ufficio prendetevi 5 minuti per pianificare la giornata e gli obiettivi da raggiungere. Lavorate su uno al massimo due compiti importanti da portare a termine e solo dopo date spazio a telefonate o mail. Riducete le interruzioni nel primo arco della giornata a ZERO.
Ogni due ore occorre fare delle brevi pause magari uscendo dallo studio per fare un breve giro dell'isolato. Tale pausa consente al nostro cervello di rigenerarsi ed allentare la tensione. Inoltre se lavoriamo al computer anche i nostri occhi ne trarranno un notevole beneficio.
Bere spesso: quantitativamente l'acqua è il costituente principale dell'organismo. In un uomo adulto di taglia media (70 Kg) rappresenta approssimativamente il 60% del peso corporeo. Se non beviamo spesso le nostre funzioni vitali sono rallentate, con conseguenze perdita, inconsapevole, di vitalità.
Pausa pranzo: non bisogna mai saltare la pausa pranzo! È un momento "sacro" dove oltre a far allentare la tensione accumulata durante l'arco della mattinata ci alimentiamo in modo sano per mettere il carburante necessario a continuare la nostra giornata lavorativa. Durante tale pausa bisogna staccare dal lavoro e, se il tempo a disposizione lo consente, oltre a nutrirsi l'unica cosa che possiamo concederci è un po' di attività fisica (Palestra, Piscina, Tennis, ecc.) per rinvigorire mente e corpo.

Pianificazione
La seconda area della nostra sfera professionale che dobbiamo curare è quella della pianificazione! Il Consulente del Lavoro è sottoposto a continue scadenze, compiti da assolvere, relazioni da curare, ecc. Tutto ciò comporta una certa quantità di stress che può essere facilmente ridimensionato attraverso una corretta pianificazione delle scadenze e delle attività.
I livelli di pianificazione
La pianificazione deve essere effettuata necessariamente a tre livelli: annuale, mensile/settimanale e giornaliera.
Occorre partire dal lungo periodo e pianificare l'intera annata lavorativa; individuare le scadenze più importanti e fissare le nostre scadenze interne di studio in modo tale da non arrivare mai all'ultimo minuto.
Pianificare mensilmente e/o settimanalmente i nostri obiettivi, le motivazioni che ci spingono a realizzarli e le azioni che bisogna porre in essere.
Effettuare quotidianamente una pianificazione giornaliera individuando 2-3 obiettivi più importanti da concludere durante l'arco della giornata.
Gli strumenti della pianificazione
Lo strumento per eccellenza che non deve assolutamente mancare è la cara vecchia agenda, sia essa cartacea che digitale. È preferibile che sia articolata in due sezioni. La prima, quella tipica ove sono indicati i giorni della settimana, deve essere utilizzata per le attività da svolgere in quei precisi giorni. Per esempio indicheremo in tale sezione tutti gli appuntamenti con i clienti, quelli negli uffici pubblici, o le giornate di corsi e seminari vari. La seconda sezione sarà invece quella delle liste delle attività da svolgere.
Tali liste infatti rappresentano lo strumento più importante di pianificazione in quanto assolvono a diversi compiti: primo tra tutti è quello di liberare la memoria del nostro cervello! Se scriviamo tutte le attività che dobbiamo effettuare il nostro cervello si libera di tali informazioni abbassando il notevole sforzo che dovrebbe fare per tenere tutto a mente, e di conseguenza il notevole stress che si genera. Un altro compito importante a cui adempiono le liste è quello di poter ordinare in modo efficiente le nostre attività. Una corretta pianificazione implica infatti di compilare una lista di attività o compiti da svolgere, mettendo in cima alla lista quelle più importanti che saranno le prime che devono essere affrontate durante la nostra giornata lavorativa.
Infine un terzo compito è anche quello del controllo: su di una lista viene subito percepito l'andamento di quanto svolto e quanto ancora da compiere. Gestire lo stress non significa eliminarlo del tutto. Una piccola quantità di tensione (lo stress positivo) è utile per crescere e migliorare. Si pensi a quando stiamo affrontando una nuova situazione, un nuovo adempimento; è normale che non siamo rilassati, ed è anche giusto che ci sia quella tensione che ci fa rimanere concentrati e focalizzati sull'obiettivo da raggiungere. Puntando però sull'organizzazione del nostro studio, della nostra giornata lavorativa e sulla pianificazione di attività e scadenze possiamo abbassare notevolmente quella soglia di stress negativo che influisce notevolmente sulla produttività e sulla qualità della nostra vita professionale e non.