LA GESTIONE DEL TEMPO NELL’ATTIVITÀ PROFESSIONALE

Ogni libero professionista che si rispetti, trascorre la maggior parte della sua giornata lavorativa a rincorrere scadenze, clienti che non pagano e definire pratiche presso gli uffici pubblici e le istituzioni. Il tempo sembra non bastare mai, e il più delle volte risulta indispensabile lavorare fino a tarda sera o nel week end, soprattutto per aggiornarsi e approfondire la normativa sempre in continua evoluzione.

Il tempo costituisce, quindi, una delle risorse più importanti ed indispensabili nell'attività professionale. La sua gestione è un'abilità manageriale, che va affinata giorno per giorno, e adattata alle diverse esigenze dello studio, per innalzare i livelli di efficacia e soddisfazione lavorativa.
Prima di analizzare come possiamo gestire al meglio il tempo durante l'attività professionale, è necessario acquisire consapevolezza su alcune caratteristiche peculiari, che ci consentono di comprendere meglio l'importanza di questa risorsa e del perché essa va ottimizzata costantemente.
Il tempo è una risorsa:

Preziosa
Esso è tale in quanto coincide con la nostra stessa vita e per tanto risulta essere la risorsa più preziosa di cui possiamo disporre. Siamo noi i responsabili del nostro tempo e solo noi possiamo decidere come utilizzarlo. Acquisita tale consapevolezza è bene scindere il nostro tempo di lavoro da quello libero e far in modo che esista un tempo libero da dedicare alla famiglia, e ai nostri hobby. Cosi facendo possiamo perseguire un equilibrio vita privata/lavoro che è necessario per ottenere massimi risultati personali e professionali.

Scarsa
Tra i mille impegni lavorativi che attanagliano le giornate di ogni professionista il tempo fugge veloce. Abbiamo sempre necessità di altro tempo.

Fissa
Tutti noi abbiamo a disposizione 24 ore durante la giornata ed ogni ora passata è anche un'ora consumata. Il tempo non può essere immagazzinato e conservato per utilizzarlo in seguito.

Insostituibile
Il tempo non può essere sostituito con altra risorsa. Possiamo sostituirlo solamente con altro nostro tempo futuro. Quindi nell'ambito di alcune attività lavorative possiamo scegliere se posticiparle ed eseguirle in altro periodo.

Vediamo adesso un semplice decalogo per aiutare il professionista a gestire in modo ottimale il proprio tempo di lavoro e riuscire persino a fare più cose in meno tempo aumentando i livelli di efficacia e soddisfazione lavorativa.

1. Assumere piena responsabilità circa l'utilizzo del proprio tempo
Tutti gli individui di questo mondo hanno a disposizione 24 ore al giorno. Non esiste qualcosa di più equo della quantità di tempo che amministriamo durante la nostra giornata. Eppure ci sono individui che realizzano opere più imponenti, gestiscono più clienti, ottengono risultati migliori. Per quale motivo? L'errore più comune è quello di focalizzare l'attenzione sulla quantità di tempo a disposizione. La differenza invece, non è data dalla quantità che è uguale per tutti, bensì dal come tale quantità viene gestita per raggiungere gli obiettivi prefissati. Per prima cosa occorre quindi acquisire consapevolezza circa il nostro tempo giornaliero lavorativo e successivamente assumere piena responsabilità circa il suo utilizzo. Siamo noi responsabili del nostro tempo e dei risultati che otteniamo all'interno di esso.

2. Focalizzare le energie lavorative sulle priorità
Durante la giornata lavorativa sicuramente avremo dei compiti più importanti di altri. Bene, occorre focalizzarsi principalmente su di essi. Solo dopo aver concretizzato questi si procede ad adempiere quelli meno importanti. La famosa legge di Pareto ci trasmette un concetto importantissimo, ossia quello di concentrarci sul 20% delle attività veramente importanti che da sole producono l'80% dei risultati. Poniamo attenzione ad esempio ai clienti principali che costituiscono la fetta più importante del fatturato, oppure occupiamoci personalmente delle questioni più rilevanti, delegando a terzi le pratiche ordinarie. Eliminiamo tutte quelle attività che spesso sono solo perdite di tempo e non incidono completamente sull'incremento del risultato finale.

3. Amare il proprio lavoro
Non ci possiamo permettere di alzarci dal letto e andare al lavoro mal volentieri. Quando lavoriamo male il tempo non passa mai e la nostra produttività tende allo zero. Assicuriamoci di fare ciò che ci piace, e curiamo tale aspetto anche verso i collaboratori di studio, attribuendo determinati compiti a chi piace farli. Un compito fatto volentieri sarà fatto bene, in minor tempo e con una maggiore soddisfazione. Vi capita mai di concludere la giornata lavorativa senza nemmeno accorgersi del tempo trascorso? Succede quando lavorate bene e portate a termine tanto lavoro.

4. Pianificare il lavoro e suddividere il tempo professionale
E' necessario suddividere il proprio tempo di lavoro in base ai principali ruoli o compiti che dobbiamo svolgere durante l'attività professionale. Per esempio possiamo prevedere un arco temporale da dedicare allo studio e all'aggiornamento, un altro alla formazione dei collaboratori ed un altro ancora alla ricezione delle telefonate o al ricevimento della clientela. Se pianifichiamo e costruiamo delle "scatole" di tempo da destinare a specifiche attività i risultati che otterremo saranno di gran lunga maggiori rispetto alla norma.
Una buona pianificazione consente di:
- risparmiare oltre il 40% del tempo;
- focalizzare le energie verso l'obiettivo;
- aumentare la produttività.

5. Gestire al meglio le interruzioni
Le interruzioni costituiscono una grave minaccia al nostro tempo di lavoro e alla nostra produttività. Il danno maggiore è dato dal fatto che le interruzioni provocano un netto calo di concentrazione che si ripercuote sulla qualità del nostro lavoro. Pensate che il nostro cervello dovrà faticare non poco per ritrovare la giusta concentrazione e impiegherà per farlo dai 10 ai 15 minuti. Le interruzioni vanno gestite al meglio pena l'abbassamento della nostra soglia di efficacia professionale. Per gestire al meglio le interruzioni possiamo ad esempio far filtrare le telefonate ad una segreteria e chiudere la suoneria del cellulare durante le riunioni importanti.

6. Delegare alcuni compiti e funzioni
A meno che non siamo l'unica persona che costituisce il nostro studio, dobbiamo essere consapevoli che non possiamo sempre far tutto noi, ma abbiamo necessità di delegare alcuni compiti e funzioni. Saper delegare in modo efficace è fondamentale per il buon andamento dell'attività professionale. La delega inoltre consente, sia di creare altro tempo da dedicare ad altri compiti e sia la possibilità di accelerare il processo di crescita e responsabilizzazione dei nostri collaboratori di studio.

7. Limitare i divoratori di tempo
Oltre il 20% del nostro tempo giornaliero viene consumato dai "divoratori di tempo". Se ipotizziamo una giornata lavorativa media composta da circa 600 minuti, possiamo notare che oltre 100, 120 minuti sono andati persi, sprecati e sottratti alle attività per noi importanti. Ma chi sono questi soggetti? I "divoratori di tempo" sono tutte quelle persone o cause che limitano il nostro tempo produttivo. Nel nostro lavoro professionale esempi di questo tipo ne troviamo a iosa: il collega che cerca di scaricarti parte del suo lavoro, il cliente che ti chiama in continuazione anche per questioni banali, l'impiegato di un ufficio pubblico incompetente, file inutili in agenzia delle entrate o alle poste, ecc. Per evitare sprechi inutili del nostro tempo, che ricordiamo è la risorsa più preziosa che abbiamo a disposizione, è fondamentale porre in essere azioni per contrastare i "divoratori di tempo". Una delle tecniche che possiamo utilizzare con le persone, ad esempio è quella di imparare a dire di no più spesso.

8. Imparare a non rimandare
Se rimandiamo spesso rischiamo di accumulare tante attività che in prossimità della scadenza si trasformeranno tutte in urgenze, generando stress ed inefficienze. Dobbiamo imparare a non rimandare le attività importanti, soprattutto se abbiamo tempo a disposizione.

9. Sfruttare i tempi morti
Ci sono alcuni momenti nei quali non utilizziamo al meglio il tempo che abbiamo a disposizione. Sono i cosiddetti tempi morti: trasferimenti in treno, auto, attese in aeroporto, coda in autostrada, ecc. In queste fasce di tempo grazie alla tecnologia oggi possiamo fare moltissime cose: rispondere alle mail, scrivere articoli per riviste di settore, ascoltare le news, studiare una normativa, ecc. I tempi morti possono essere resi vivi e produttivi, dipende solo da noi.

10. Sfruttare i momenti di massima resa
Oltre ad utilizzare i tempi morti possiamo ottimizzare il tempo imparando a lavorare con saggezza individuando il proprio crono-tipo. Esso è quella caratteristica che indica il momento in cui ogni soggetto è o desidera essere più attivo durante la giornata. Esistono tre tipologie di crono-tipi :
- Mattiniero: i soggetti con questo crono-tipo si svegliano al mattino presto, talvolta spontaneamente. Hanno il massimo rendimento verso la tarda mattinata, in genere prima di pranzo, e hanno un calo energetico già verso il tardo pomeriggio. Concentriamo le attività più importanti nel nostro periodo di massima resa e cioè nella mattinata, lasciando le altre ore della giornata per le attività meno complesse.
- Intermedio: è il crono-tipo che presenta ottimi livelli di resa sia durante la mattinata che nel pomeriggio. Possiamo tranquillamente gestire al meglio le nostre attività importanti durante tutto l'arco della giornata lavorativa.
- Serale: i soggetti con questo crono-tipo hanno difficoltà ad alzarsi presto la mattina, e presentano il massimo della produttività nel pomeriggio e nella sera riuscendo a lavorare fino a tarda notte. Se siamo dei "serali" non varchiamo la porta del nostro studio prima delle 11:00 e lasciamo che le attività importanti siano svolte sotto la luce artificiale della nostra lampada da scrivania prima o dopo cena.

Una volta che abbiamo individuato il nostro crono-tipo possiamo concentrare le attività più complesse ed importanti nei momenti in cui abbiamo una massima resa. In tali momenti infatti lavoriamo ad un ritmo e con una concentrazione pari a 4 volte quella normale. Impariamo a sfruttare tali archi temporali per fare di più, meglio e in meno tempo.

Seguendo queste semplici dieci regole di time management possiamo ottimizzare al meglio il nostro tempo di lavoro professionale riuscendo tranquillamente a recuperare anche una o due ore al giorno.
I risultati sono eccezionali:
- Gestione ottimale delle scadenze;
- Riduzione dei tempi di esecuzione degli adempimenti;
- Riduzione dello stress da lavoro;
- Maggiore soddisfazione professionale;
- Riduzione dei costi fissi di studio;
- Aumento del fatturato e degli incassi;
- Più tempo per la vita privata.